Neuregelung des Nachweisgesetzes – akuter Handlungsbedarf für Arbeitgeber

Basierend auf der europäischen „Nachweisrichtlinie“ sowie der „Arbeitsbedingungenrichtlinie“ wird schon ab dem 01.08.2022 unter anderem das „Nachweisgesetz“ geändert, das der Transparenz und Vorhersehbarkeit der Arbeitsbedingungen dienen soll. Alle Arbeitgeber werden verpflichtet, die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen und den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern auszuhändigen. Dieser Nachweis erfolgt regelmäßig durch den schriftlich geschlossenen Arbeitsvertrag.

Welche Elemente zu den „wesentlichen Vertragsbedingungen“ in diesem Sinn zählen, ist in der Neuregelung des § 2 Nachweisgesetz aufgeführt, die mit umfangreichen Erweiterungen aufwartet und erhebliche Auswirkungen auf die Gestaltung von Arbeitsverträgen haben wird. Genannt sei hier nur, dass über das „Kündigungsverfahren“ informiert werden muss, welches allein durch die unterschiedlichen gesetzlichen Regelungen, die bei ordentlicher oder außerordentlicher Kündigung sowie der Erhebung einer Kündigungsschutzklage gelten, recht komplex ist.

Hinzu tritt, dass die Umsetzung der genannten Richtlinien zur Folge hat, dass für die Niederlegung der Arbeitsbedingungen in der Bundesrepublik Deutschland auch weiterhin nur die Schriftform zulässig ist. Damit sind demzufolge auch in elektronischer Form wie z. B. per E-Mail geschlossene Arbeitsverträge bzw. erfolgte Nachweise ausgeschlossen. Neu ist auch, dass das Nachweisgesetz nun alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer und damit auch Arbeitsverhältnisse mit den – vorher ausgenommenen – Aushilfskräften umfasst.

Die schon ab dem 01.08.2022 verbindliche Neuregelung erweitert die Arbeitgeberpflichten beträchtlich und ist deshalb vor allem für Arbeitgeber von großer Bedeutung. Die erweiterten Nachweispflichten gelten bereits ab 01.08.2022 für den Abschluss von Neuarbeitsverträgen. Bei Bestandarbeitsverträgen gibt es zunächst noch keinen akuten Handlungsbedarf, jedoch muss gegenüber bereits beschäftigten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern auf Verlangen binnen 7 Tagen ebenso ein schriftlicher Nachweis der Arbeitsbedingungen in dem erweiterten Umfang erfolgen.

Unsere Erfahrung zeigt, dass die bisher in den von uns betreuten Unternehmen verwendeten Arbeitsvertragsmuster regelmäßig einer gründlichen Überarbeitung oder einer Ergänzung durch eine so genannte Nachweisurkunde bedürfen, um den neuen gesetzlichen Anforderungen gerecht werden zu können.

Erstmalig werden nunmehr auch Verstöße gegen das Nachweisgesetz (der Nachweispflicht wird entweder gar nicht oder nicht richtig, in der falschen Form, unvollständig oder nicht rechtzeitig nachkommen) ab dem 01.08.2022 als Ordnungswidrigkeiten eingeordnet und können mit Bußgeldern bis zu 2.000,00 € je Verstoß sanktioniert werden.

Insbesondere sofern Sie als Arbeitgeber schon ab dem 01.08.2022 Arbeitsverhältnisse neu begründen wollen, aber auch, wenn bisher beschäftigte Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer von Ihnen den Nachweis im oben genannten Sinn verlangen, benötigen Sie aktuelle Arbeitsvertragsmuster und gegebenenfalls, je nach Ihrer betrieblichen Situation, kann sich die Aushändigung einer so genannten Nachweisurkunde mit ergänzenden Hinweisen empfehlen.

Wir sind Ihnen bei der Erstellung sehr gern behilflich und können aufgrund der schon durchgeführten Beschäftigung mit der Thematik schnell und effektiv Unterstützung leisten. Bitte melden Sie sich bei uns, wenn Sie für Ihr Unternehmen Bedarf sehen.