Zusätzliche Leistungen an Arbeitnehmer kostengünstig

Sachzuwendungen

Bei so genannten  Sachzuwendungen an Mitarbeiter handelt es sich um Waren oder Dienstleistungen, die der Arbeitnehmer zusätzlich zum Lohn erhält, etwa ein Ticket für eine Sportveranstaltung oder einen Zuschuss zum Vertrag für das Fitnessstudio. Insgesamt 44 Euro monatlich sind dabei für den Mitarbeiter steuer- und sozialversicherungsfrei.

Weitere Beispiele für solche motivierenden Extras für Mitarbeiter sind:

• Warengutscheine,
• Tankgutscheine,
• Restaurant-Schecks oder
• eine Prepaid-Kreditkarte, die bis 44 Euro aufladbar ist (diese darf jedoch nicht für Barabhebungen nutzbar sein).

Wichtig ist, dass der Betrag von 44 Euro eine monatliche Freigrenze ist. Dabei werden alle im betreffenden Monat gewährten Sachzuwendungen zusammengerechnet. Wird dieser Betrag nur um einen Cent überschritten, muss der Arbeitgeber für die gesamte Zuwendung Lohnsteuer und Sozialversicherung abführen. Um die 44-Euro-Grenze einzuhalten, kann der Arbeitnehmer Zuzahlungen leisten (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG).

Nicht ausgeschöpfte Beträge dürfen nicht auf einen anderen Monat übertragen werden.

Wenn der Arbeitgeber die Ware in die Wohnung seines Mitarbeiters liefert, liegt darin eine zusätzliche Leistung, so dass auch die Versandkosten in die Berechnung des Vorteils einfließen (BFH, Urteil vom 6. Juni 2018).

Jahresverträge sind sehr problematisch, denn die Zuwendung des Arbeitgebers darf im Monat höchstens 44 Euro betragen, damit sie steuer- und sozialversicherungsfrei bleibt. Das kann bei Jahresverträgen zum Problem werden, etwa bei einer Firmenmitgliedschaft in einem Fitnessstudio, denn die Aufteilung einer Einmalzahlung in zwölf Monatsbeträge ist grundsätzlich „schädlich“ für die Lohnsteuer- und Sozialversicherungsfreiheit. In Zweifelfällen muss hier der steuerliche Berater gefragt werden.

Job-Ticket ab 2019

Beim Job-Ticket gibt es seit 2019 eine Änderung (§ 3 Nr. 15 EStG). Arbeitgeber dürfen generell einen steuerfreien Zuschuss an ihre Arbeitnehmer für die Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte leisten – unabhängig davon, ob sie das Ticket als Monats- oder Jahreskarte zur Verfügung stellen. Sie können die Fahrausweise dabei verbilligt oder kostenlos abgeben.

Auch hier gilt: ein Job-Ticket ist dann steuer- und beitragsfrei, wenn es zusätzlich zum Lohn gewährt wird. Die Steuerbegünstigung gilt auch für die privaten Fahrten im öffentlichen Personennahverkehr. Allerdings mindert der steuerfreie Zuschuss die beim Arbeitnehmer abzugsfähige Entfernungspauschale.

Zuschuss zu Mahlzeiten

Der Arbeitgeber kann einen Zuschuss zu den arbeitstäglichen Verpflegungen leisten. Eine Variante dafür wäre eine firmeneigene Kantine. Bezahlt der Mitarbeiter als Eigenanteil mindestens den so genannten „amtlichen Sachbezugswert“, der für jedes Jahr neu festgelegt wird, dann ist das verbilligte Essen lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei.

Die amtlichen Sachbezugswerte gelten für verbilligte oder kostenlose Mahlzeiten. Für 2019 betragen sie für ein

• Frühstück 1,77 Euro (2020 voraussichtlich: 1,80 Euro),
• Mittag- oder Abendessen 3,30 Euro (2020 voraussichtlich 3,40 Euro).

Zahlt der Mitarbeiter einen geringeren Eigenanteil, ist der geldwerte Vorteil zu versteuern. Der Arbeitgeber kann hierfür den persönlichen Steuersatz oder pauschal 25 Prozent ansetzen. Mit der Pauschalsteuer hat der Arbeitnehmer keine weiteren Abzüge. 

Ohne Kantine gibt es eine andere Möglichkeit für den Essenszuschuss: Restaurant-Schecks oder Essensmarken, die der Arbeitgeber an seine Mitarbeiter aushändigt. Einlösbar sind diese in kooperierenden Gaststätten oder Lebensmittelläden.

Der Arbeitgeber kann für jeden Arbeitstag einen Restaurant-Scheck im Wert bis zu 6,40 Euro (im Jahr 2020 bis zu 6,50 Euro) abgeben. Der Wert setzt sich zusammen aus dem amtlichen Sachbezugswert von 3,30 Euro (bzw. 3,40 Euro im Jahr 2020) und zusätzlich 3,10 Euro, die der Arbeitgeber steuerfrei zuschießen kann. Zahlt der Arbeitnehmer mindestens den amtlichen Sachbezugswert aus eigener Tasche zu, ist der Restaurant-Scheck komplett steuer- und sozialversicherungsfrei. Durch eine entsprechende Zuzahlung lässt sich also die Pauschalsteuer vermeiden. Fällt die Zuzahlung niedriger aus, muss die Differenz zum Sachbezugswert als geldwerter Vorteil versteuert werden. In der Regel wendet der Arbeitgeber die Pauschalsteuer an.

Eine innovative Alternative zum „analogen“ Gutschein sind die so genannten „digitalen Essensmarken“, die bei verschiedenen Anbietern erhältlich sind und z. B. über Smartphone-Apps funktionieren. Die Mitarbeiter können sich für jedes Mittagessen ein Restaurant oder einen Supermarkt aussuchen und ihren Beleg mit einem Smartphone fotografieren. Die App liest die Belege aus und verwaltet den hinterlegten Essenszuschuss des Arbeitgebers. Mit der Lohnabrechnung erhält der Arbeitnehmer seinen individuellen Erstattungsbetrag.

Betriebliche Krankenzusatzversicherung als Sachbezug

Mancher Arbeitgeber unterstützt seine Mitarbeiter finanziell bei einem zusätzlichen Krankenversicherungsschutz. Eine Krankenzusatzversicherung übernimmt beispielsweise Extra-Leistungen im Krankenhaus oder beim Zahnersatz. Schließt der Arbeitgeber als Versicherungsnehmer (nicht der Arbeitnehmer, dann ist der Zuschuss Barlohn und nicht begünstigt) für seinen Angestellten eine betriebliche Krankenversicherung ab und zahlt monatliche Beiträge von höchstens 44 Euro, dann liegt ein steuerbegünstigter Sachbezug vor. So hat es der Bundesfinanzhof entschieden (BFH, Urteil vom 7. Juni 2018).

Maßnahmen zur Gesundheitsförderung

Eine weitere Möglichkeit von steuer- und sozialversicherungsfreien Vergütungsextras sind Gesundheitskurse und andere Maßnahmen für die betriebliche Gesundheitsförderung. Leistungen bis zu 500 Euro pro Jahr und Arbeitnehmer sind steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn sie der Arbeitgeber zusätzlich zum Lohn gewährt (§ 3 Nr. 34 EStG). 

Fällt die Förderung höher aus, dann ist nur der Betrag zu versteuern, der den Freibetrag von 500 Euro übersteigt. Wechselt der Mitarbeiter den Job und bekommt den Freibetrag vom alten und vom neuen Arbeitgeber, dann darf er diesen sogar zweimal im Jahr ausschöpfen. 

Wird der Zuschuss vom Arbeitgeber durch eine Umwandlung des Arbeitslohns gewährt oder auf das Gehalt angerechnet, gilt das aber nicht als zusätzliche Leistung, so dass dann die Steuerfreiheit entfällt.

Die förderungswürdigen Maßnahmen sollen den allgemeinen Gesundheitszustand verbessern oder der betrieblichen Gesundheitsförderung dienen. Der Bund der Krankenkassen hat einen „Leitfaden Prävention“ erstellt, in dem Details dazu geregelt sind, welche Anforderungen solche Maßnahmen erfüllen sollen, damit sie steuer- und sozialversicherungsbefreit sind.

Es kann sich zum Beispiel handeln um:

• Sport- oder Yogakurse eines zertifizierten Übungsleiters im Sportverein oder Fitnessstudio,
• Rückentraining,
• Massagen,
• Seminare zur Stressbewältigung,
• Raucherentwöhnungskurse oder
• Ernährungsseminare.

Der Mitgliedsbeitrag für einen Sportverein oder ein Fitnessstudio zählt jedoch nicht dazu. 

Betreuungskostenzuschuss

Unterstützt ein Arbeitgeber seine Beschäftigten bei den Kosten für Unterbringung und Betreuung nicht schulpflichtiger Kinder, sind diese Zuschüsse in unbegrenzter Höhe steuer- und sozialversicherungsfrei. Das gilt etwa für Zuschüsse zu den Beiträgen bzw. Vergütungen für Betreuung durch Kindertagesstätten wie Kindergärten, aber auch durch Tagesmütter. 

Wichtige Voraussetzung für die Steuerfreiheit des Arbeitgeberzuschusses ist auch hier, dass er zusätzlich zum Arbeitslohn gezahlt wird. Wird reguläres Arbeitsentgelt umgewandelt, gibt es keine Vergünstigung. Außerdem muss der Arbeitnehmer die Originalrechnung als Nachweis dem Arbeitgeber vorlegen. Schließlich könnte der Steuerpflichtige die Kinderbetreuungskosten als Sonderausgaben absetzen. Deshalb muss der Arbeitgeber seinen Zuschuss auf der Rechnung vermerken, damit der Mitarbeiter nur die selbst getragenen Kosten in seiner Steuererklärung angibt.

Ein Kita-Zuschuss ist somit eine attraktive Alternative zur individuellen Gehaltserhöhung mit Vorteilen sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer. Denn im Gegensatz zu einer Gehaltserhöhung um den gleichen Betrag sparen beide Seiten Sozialversicherung, der Arbeitnehmer zusätzlich noch Lohnsteuer. Allerdings muss der Zuschuss entfallen, sobald das Kind in die Schule kommt. Das wäre arbeitsvertraglich zu vereinbaren.

Im Bereich Betreuung gibt es noch andere Förderungsmöglichkeiten durch den Arbeitgeber. Eine betrifft die beruflich bedingte kurzfristige Betreuung von Kindern oder eines pflegebedürftigen Angehörigen des Mitarbeiters. Dafür ist ein Zuschuss bis 600 Euro jährlich pro Arbeitnehmer steuer- und sozialversicherungsfrei. Der darüber liegende Betrag ist zu versteuern; Sozialversicherungsbeiträge kommen ebenfalls hinzu. Der Zuschuss ist für Situationen gedacht, in denen der Mitarbeiter beispielsweise wegen eines dringenden Projekts zusätzlich arbeitet. Die Kosten für eine dadurch verursachte erforderliche Kinderbetreuung (z. B. am Abend oder samstags) kann der Arbeitgeber steuerfrei übernehmen. Auch hier muss der Arbeitnehmer die Kosten mit Rechnungen belegen können.

Der Arbeitgeber kann seine Mitarbeiter zudem bei der Suche nach Betreuungseinrichtungen oder betreuenden Personen unterstützen. Ohne Begrenzung der Höhe nach darf er dabei einen steuer- und sozialversicherungsfreien Zuschuss zur Beratung und Vermittlung von Kinderbetreuung für Kinder unter 14 Jahren oder mit Behinderung oder zur Beratung und Vermittlung der Betreuung pflegebedürftiger Angehöriger leisten.

Privatnutzung von Firmenhandy und -laptop

Ein Smartphone oder einen Laptop von der Firma darf der Mitarbeiter betrieblich und auch privat steuerfrei nutzen – dabei kommt es nicht darauf an, wie teuer die Geräte sind.

Überlassung eines Dienstfahrrads bzw. Laden des E-Autos oder E-Bikes im Betrieb

Ganz im Zeichen der Vermeidung umweltschädlicher Abgase stehen diese Vergünstigungen. Seit 2019 kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein betriebliches Fahrrad steuer- und beitragsfrei überlassen. Der geldwerte Vorteil für die Privatnutzung wird von der Steuer befreit (§ 3 Nr. 37 EStG), wenn der Arbeitnehmer das Dienstrad zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn bekommt. Das gilt auch für ein Elektrofahrrad, das bis 25 Kilometer pro Stunde fährt. Die Steuerbefreiung ist zunächst bis Ende 2021 befristet.

Bei einer etwaigen Gehaltsumwandlung fehlt es aber auch hier an dem Kriterium „zusätzlich zum Lohn“, also Vorsicht. Dennoch gibt es aber auch in diesen Fällen eine Steuervergünstigung für die Überlassung eines Firmenfahrrades, wenn der Arbeitgeber dieses erstmals im Zeitraum 1. Januar 2019 bis zum 31. Dezember 2021 seinem Mitarbeiter auch zur privaten Verwendung stellt. Dann wird für die Bewertung des geldwerten Vorteils nur der halbe Bruttolistenpreis angesetzt, wodurch die Belastung mit Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeitrag sinkt.

Ein so genanntes S-Pedelec, das bis zu 45 km/h schnell fahren kann und verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeug gilt, wird grundsätzlich steuer- und sozialversicherungsrechtlich wie ein Dienstwagen behandelt: Bei der Berechnung des monatlichen geldwerten Vorteils kommt zu dem einen Prozent des Listenpreises auch noch ein Zuschlag von 0,03 Prozent für jeden Entfernungskilometer zwischen Wohnort und Arbeitsort. Auch hierfür gibt es jedoch eine Steuervergünstigung von 2019 bis derzeit Ende 2021. Die Bemessungsgrundlage für Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge wird dabei halbiert, wenn der Arbeitnehmer das S-Pedelec in diesem Zeitraum erstmals von seinem Arbeitgeber bekommt.

Der Arbeitnehmer darf schließlich sein privates Elektroauto oder sein E-Bike lohnsteuerfrei im Betrieb des Arbeitgebers aufladen.

Persönliche Aufmerksamkeiten

Gibt es einen persönlichen Anlass für ein Geschenk des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer, dann gilt eine Freigrenze von 60 Euro brutto (also inklusive Umsatzsteuer). Doch ist dafür im Gegensatz zur Sachzuwendung eben ein persönlicher Anlass erforderlich, z. B.

• Betriebszugehörigkeitsjubiläum,
• Geburtstag,
• Trauung,
• Geburt eines Kindes,
• Promotion,
• Rückkehr aus der Elternzeit oder nach einer längeren Krankheit,
• Beförderung.

Als Aufmerksamkeit in diesem Sinn ist auch z. B. ein Warengutschein oder Gutschein mit einem bestimmten Geldbetrag möglich, nicht aber Bargeld. Bargeld müsste wie normaler Lohn versteuert werden.

Solche Aufmerksamkeiten bis 60 Euro bleiben steuer- und sozialversicherungsfrei. Die 60-Euro-Freigrenze für Aufmerksamkeiten gilt anlassbezogen und darf neben der 44-Euro-Grenze für monatliche Sachzuwendungen komplett ausgeschöpft werden. Es sind auch mehrere Geschenke in einem Monat an den Arbeitnehmer möglich – zum Beispiel zum Geburtstag und zur Geburt eines Kinds, wenn die persönlichen Anlässe im betreffenden Monat zusammentreffen.

Steuerfreie Lebensmittel im Betrieb

Steuerfrei bleiben auch Essen und Getränke in kleinem Umfang, die der Arbeitgeber seiner Belegschaft während der Arbeitszeit zur Verfügung stellt. Beispiele hierfür sind kostenloses Mineralwasser, Kaffee, Kekse und Obst. Der Bundesfinanzhof entschied unlängst, dass darunter auch fällt, wenn der Arbeitgeber morgens Heißgetränke und unbelegte Brötchen zur Verfügung stellt. Denn es handele sich hierbei um kein komplettes Frühstück (BFH, Urteil vom 3. Juli 2019).

Als Aufmerksamkeiten zählen auch Speisen anlässlich eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes. Beispiel: Um eine Kundenveranstaltung vorzubereiten, muss die Mitarbeiterin Überstunden leisten. Der Arbeitgeber lässt für ihre spätabendlichen Überstunden Salat und Getränke in den Betrieb liefern und übernimmt die Kosten.

Erholungsbeihilfe

Die Erholungsbeihilfe ist in den gesetzlichen Grenzen von den Sozialabgaben befreit und wird  einer Pauschalsteuer von 25 % unterworfen. Der Arbeitgeber zahlt dabei dem Mitarbeiter einmal jährlich eine so genannte Erholungsbeihilfe in Höhe von bis zu 156 Euro, dazu 104 Euro für dessen Partner (der natürlich nicht im Betrieb beschäftigt sein muss) und für jedes Kind noch einmal 52 Euro (so die aktuellen Beträge). Wichtig ist, dass die Erholungsbeihilfe in ziemlich engem zeitlichen Zusammenhang mit der Erholung an sich stehen muss. Die Steuergesetzgebung setzt hier einen zeitlichen Rahmen von drei Monaten vor oder auch nach der Gewährung der Beihilfe, sollte der Arbeitnehmer die Erholungsreise antreten. Natürlich kann der Arbeitgeber die Erholungsbeihilfe auch direkt an den Reiseveranstalter überweisen. Als Nachweis darüber gelten Hotelrechnungen oder Rechnungen vom Reiseunternehmen. Wenn der sich Arbeitnehmer zuhause erholen möchte, ist das auch machbar, aber er muss dann Belege erbringen, dass das Geld für Erholungszwecke genutzt wurde, z. B. für einen Tagesausflug oder in einen Vergnügungspark oder Ähnliches.

Schlussbemerkung

Arbeitnehmer müssen also nicht immer die „direkte“ Entgelterhöhung favorisieren, um für ihre Tätigkeit mehr an Gegenleistung zu erhalten. Ggf. können sie stattdessen ihrem Arbeitgeber eine oder mehrere der vorgenannten Leistungen „schmackhaft“ machen, die grundsätzlich auch nebeneinander gewährt werden können. Die Lohnsteuer- und Sozialversicherungsfreiheit ist dabei ein gewichtiges Argument. Wenn sich ein Arbeitgeber für konkrete Maßnahmen entscheidet, dann sollte er sich eine Bestätigung der Lohnsteuerfreiheit (bzw. –vergünstigung) und der Sozialabgabenfreiheit von seinem steuerlichen Berater erteilen lassen.

Haftungshinweis: Es handelt sich bei der vorstehenden Abhandlung um eine allgemeine Darstellung , auf deren Grundlage von vornherein keine Ansprüche wegen eventueller Falschberatung erhoben werden können, und nicht um Rechtsberatung, zumal gerade Steuergesetzgebung und -rechtsprechung in einem stetigen Wandel sind. Für verbindliche Auskünfte ist ein Beratungsauftrag erforderlich.